O levantamento físico de ativos é a verificação, bem a bem, de tudo o que a empresa possui: o que existe, onde está, em que estado está e a quem pertence. É a etapa de campo do inventário patrimonial e a base para qualquer ajuste contábil.
Passo a passo
- Definir o escopo. Quais unidades, quais classes de bens, qual data de corte. Inclua bens de terceiros em campo separado.
- Preparar a base de partida. Extraia o cadastro atual do sistema e remova duplicidades óbvias.
- Escolher a forma de identificação. Código de barras, QR Code ou RFID. Veja o comparativo.
- Preparar as equipes. Mapa de locais, roteiro de coleta, treinamento e acompanhamento por um responsável da empresa.
- Coletar em campo. Para cada bem: identificação, descrição, local, responsável, estado de conservação e foto, quando necessário.
- Tratar bens sem plaqueta ou sem cadastro. Registrar como sobras para investigação.
- Consolidar a base com controle de qualidade e amostragem de revisão.
- Conciliar com a contabilidade. Veja como fazer a conciliação.
Dados que vale coletar de cada bem
- Número da plaqueta ou etiqueta.
- Descrição, fabricante, modelo e número de série.
- Localização: unidade, prédio, andar e sala.
- Responsável ou centro de custo.
- Estado de conservação e situação de uso (em uso, ocioso, danificado).
- Fotos e observações.
Dica prática: padronize as descrições antes da coleta. "Mesa", "mesa escritório" e "mesa de reunião" no mesmo cadastro dificultam o cruzamento com a contabilidade.
Erros comuns
- Coletar sem roteiro, o que gera bens contados duas vezes ou esquecidos.
- Não registrar o estado e a situação de uso, perdendo informação para a revisão de vida útil e para o impairment.
- Não definir um responsável no cliente para validar e decidir sobre divergências.
- Encerrar o projeto sem rotina de atualização do cadastro.
Veja nosso serviço de inventário patrimonial e de inventário com RFID e QR Code.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva um levantamento físico?
Depende da quantidade de bens, do número e da dispersão das unidades e da tecnologia usada. O escopo define a equipe e o prazo.
Dá para fazer o levantamento sem parar a operação?
Na maior parte dos casos sim, com planejamento por área e horário. Em áreas críticas, combina-se uma janela com a operação.
O que fazer com bens sem plaqueta?
Registrar, identificar e investigar a origem. Depois decide-se por incorporar ao cadastro ou tratar de outra forma, com orientação do contador.
Quer apoio técnico no seu caso?
Atendemos qualquer segmento, no Brasil e no exterior, desde 1998. Conte o que você tem e respondemos com a abordagem e o escopo.