O inventário patrimonial é o levantamento físico dos bens de uma empresa, conferido com o cadastro do ativo imobilizado. O objetivo é saber o que existe, onde está, em que estado e se está corretamente registrado na contabilidade.
Para que serve o inventário patrimonial
- Confirmar a existência dos bens: encontrar o que está no cadastro e não está mais na empresa, e o que está na empresa e não está no cadastro.
- Corrigir o cadastro: localização, responsável, estado de conservação e características de cada bem.
- Dar base a decisões contábeis: baixas, reclassificações, revisão de vida útil e teste de impairment partem de um cadastro confiável.
- Reduzir riscos: perdas, bens ociosos, seguros mal dimensionados e questionamentos da auditoria.
Quando fazer
Muitas empresas fazem o inventário anualmente, perto do fechamento. Ele também é recomendável em situações específicas: fusões e aquisições, mudança de sistema, troca de gestão, encerramento de unidades, auditoria externa e quando há indícios de bens extraviados ou obsoletos. A necessidade exata depende do porte, do regime contábil e das exigências da auditoria, então vale alinhar com o seu contador.
Etapas de um inventário bem feito
- Planejamento: definir escopo, unidades, cronograma e responsáveis. Quanto mais claro o escopo, menor o retrabalho.
- Preparação do cadastro: extrair a base atual do sistema patrimonial e verificar duplicidades e campos vazios.
- Identificação dos bens: plaquetas com código de barras, QR Code ou RFID, conforme o tipo de bem e o volume. Veja nosso comparativo em RFID ou QR Code: qual escolher.
- Levantamento em campo: coleta bem a bem, com registro de local, estado e fotos quando necessário.
- Conciliação físico-contábil: comparação do levantamento com a contabilidade, classificando sobras, faltas e divergências de cadastro.
- Relatório e tratamento: proposta de baixas, ajustes e regularizações, com documentação para auditoria.
Dica prática: o maior custo de um inventário não está em contar os bens, e sim em tratar as divergências depois. Por isso a conciliação deve fazer parte do projeto desde o início.
Erros comuns
- Começar o levantamento sem limpar o cadastro.
- Etiquetar bens sem padrão de identificação ou com material inadequado ao ambiente.
- Não definir quem decide o que fazer com sobras e faltas.
- Tratar o inventário como evento único, sem rotina de atualização.
Inventário e as normas contábeis
O inventário sustenta o controle exigido pelo CPC 27 (Ativo Imobilizado, NBC TG 27), que trata do reconhecimento, da depreciação e da baixa de bens. Ele também é a base para revisar a vida útil dos bens e para o teste de impairment.
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre inventário patrimonial e inventário de estoques?
O inventário patrimonial trata dos bens do ativo imobilizado, como máquinas, móveis e equipamentos. O inventário de estoques trata das mercadorias e materiais destinados a venda ou consumo.
Com que frequência fazer o inventário patrimonial?
Muitas empresas fazem uma vez por ano, mas a frequência ideal depende do volume de bens, da movimentação e das exigências da auditoria. Confirme com seu contador.
O que acontece com bens encontrados que não estão no cadastro?
Eles são classificados como sobras e investigados: pode ser um bem não registrado, uma doação, uma compra sem lançamento ou um erro de cadastro. Depois, são regularizados na contabilidade.
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