A conciliação físico-contábil compara os bens encontrados no inventário físico com os registros do ativo imobilizado na contabilidade. O resultado mostra o que bate, o que sobra e o que falta, e é a base para corrigir o cadastro e os saldos contábeis.
Por que as divergências acontecem
- Bens vendidos, doados, descartados ou furtados sem baixa contábil.
- Compras lançadas como despesa, ou que nunca foram incorporadas ao cadastro.
- Transferências entre unidades ou centros de custo sem atualização do sistema.
- Duplicidade de cadastro e descrições genéricas, que impedem a identificação do bem.
- Obras em andamento concluídas e não transferidas para o imobilizado em uso.
Os tipos de divergência
| Situação | O que significa | Tratamento usual |
|---|---|---|
| Bem localizado e registrado | Físico e contábil batem | Atualizar localização, responsável e estado |
| Sobra | O bem existe, mas não está registrado | Investigar a origem e, se couber, incorporar ao ativo |
| Falta | Está no cadastro, mas não foi localizado | Buscar o bem e, se não for encontrado, avaliar a baixa |
| Divergência de dados | Descrição, local ou valor inconsistentes | Corrigir o cadastro |
Passo a passo
- Fechar a base contábil na data de corte do inventário.
- Consolidar o levantamento físico com identificação única por bem.
- Cruzar as duas bases pelo número da plaqueta, descrição, local e valor.
- Classificar as divergências conforme a tabela acima.
- Investigar as pendências com as áreas responsáveis, buscando notas fiscais, contratos e registros de movimentação.
- Propor os ajustes: baixas, incorporações, reclassificações e correções de cadastro.
- Obter aprovação da gestão e do contador, e registrar os lançamentos.
- Documentar o processo para a auditoria.
Atenção: baixas e ajustes têm efeitos contábeis e fiscais. A decisão sobre cada tratamento deve ser alinhada com o contador responsável.
Depois da conciliação
Com a base conciliada, a empresa pode revisar a vida útil dos bens, avaliar indícios de perda no teste de impairment e manter uma rotina de atualização do cadastro. Para ver como obter o levantamento físico, leia inventário patrimonial: o que é e como fazer.
Conheça nosso serviço de conciliação físico-contábil.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva uma conciliação físico-contábil?
Depende do volume de bens, da qualidade do cadastro e do número de divergências. Em geral, o tempo de tratamento das pendências pesa mais que o do levantamento em campo.
O que fazer com bens que não foram encontrados?
Primeiro busca-se o bem e a documentação de movimentação. Se não for localizado, avalia-se a baixa contábil, com aprovação da gestão e orientação do contador.
A conciliação precisa ser feita todo ano?
Muitas empresas fazem junto ao inventário anual. Se o parque é grande ou muito movimentado, vale fazer conciliações parciais ao longo do ano.
Quer apoio técnico no seu caso?
Atendemos qualquer segmento, no Brasil e no exterior, desde 1998. Conte o que você tem e respondemos com a abordagem e o escopo.